Dùng Email để giao tiếp công việc, lợi bất cập hại!

Đầu tiên, mình không thể không phủ nhận Email là một phương thức giao tiếp phổ biến bậc nhất, dễ dàng, và linh hoạt. Email đặc biệt thích hợp trong môi trường giao tiếp giữa các tổ chức với tổ chức, và giữa các team nhỏ hơn 5 người, hoặc những team quá low-tech.

Ngoài ra thì sao? Mình xin được ví dụ một số case điển hình, những vấn đề phát sinh khi chúng ta làm việc qua Email:

– Với các dự án về sáng tạo, việc gửi Email thường sẽ làm lệch ý tưởng ban đầu do các dữ liệu đầu vào thường thiếu chỗ trình bày, chưa kể các file gửi kèm quá nặng nề, cụ nào mà đính kèm file psd thì đúng là cả team nhục. Chưa kể việc duyệt và follow theo tiến trình cũng rất quan trọng, với Email thì quy trình chung sẽ là: Gửi-Duyệt-À sửa tý đã-Lại gửi-Lại Duyệt!

– Email gửi tới người này, phải cc thêm người kia, đến lúc confirm lại chỉ reply cho người gửi, không reply all. Đến lúc gặp trục trặc, mấy người không nhận được Email (thường toàn là các sếp) mới gào um lên.

– Forward Email cho người khác, FW cái mail thứ 3 thôi, ai ngờ ấn nhầm FW cả luồng Email. Nhiều nội dung private cũng ở đó. Chưa kể nhiều khi muốn chia sẻ file trên Email, làm như nào? FW cả Email chứa file đó sang chứ sao!!!

– Sau một thời gian, nhân sự nghỉ việc hoặc lỡ tay xóa Email, mọi kinh nghiệm và dữ liệu làm việc với khách bị mất. Hoặc nếu có ý thức lưu trữ ra đâu đó từ trước, thì chắc cũng phải vất vả lắm. Hic.

– “Em ơi, care cho anh khách này nhé!” – “Vâng em care liền!”… một tuần sau, sau khi lọc lại Email đã gửi: “Em ơi, khách này sao rồi?” – “Ơ hôm đó em vội quá quên mất rùi :((”

Và rất nhiều vấn đề nữa, nếu bạn dùng Email để giao tiếp công việc trong nội bộ, thực sự là không nên. Giao tiếp công việc trong nội bộ, có quá nhiều lợi thế, từ sự tin tưởng, quy tắc và nội quy chung, đến văn hóa và cách đào tạo chung, rất dễ để chúng ta có thể dùng chung một hệ thống giao tiếp công việc, đặt ra các quy tắc sử dụng, và tối ưu hóa mọi thứ từ đó. Nếu bạn thay đổi tư duy giao tiếp công việc, không xài Email cho giao tiếp nội bộ nữa, điều gì sẽ xảy ra, lấy ví dụ từ MediaZ luôn nhé:

– Khách hàng từ những ngày đầu thành lập, hệ thống vẫn lưu trữ đủ thông tin liên hệ và các dự án, hồ sơ liên quan đến khách hàng. Sau này hoàn toàn có thể chăm sóc lại hoặc xem lại lịch sử làm việc với khách.

– Toàn bộ các dự án được phân chia theo Project, mỗi Project có các tác vụ công việc (Tasks), hóa đơn, hợp đồng, thảo luận, nhật ký hoạt động (activity log). Nào, giờ chúng ta muốn xem lại toàn bộ dữ liệu của dự án nào, chỉ việc search thôi.

– Có xích mích hay tranh cãi trong công việc bởi những vấn đề không liên quan đến chuyên môn? Không đâu, hệ thống đảm bảo việc đáp ứng đúng Deadline, đặt ra các Checklist, KPI, khung soạn thảo đủ đề mỗi Account hay ai đó có thể trình bày đề bài của mình.

– Có nặng nề và hỗn độn, mất thời gian để tra cứu lại? Không, dữ liệu lưu trên hệ thống server của công ty. Sắp xếp khoa học và như mình nói, tìm kiếm và tra cứu là điểm mạnh.

– Tính tương thích và linh hoạt như thế nào? Như thế này nhé, bạn làm lập trình hay dự án có thể chuyển qua view Milestone, bạn làm sáng tạo có thể chuyển qua view Kanban, bạn là intern hay làm một mình một dự án, có thể chuyển qua gantt chart, bạn thích đơn giản và tính kỷ luật cao, nhảy qua list view ngay thôi…

– Tháng này có bao nhiêu Leads? Bao nhiêu Leads Failed? Account nào tỷ lệ care khách tốt nhất? Doanh số thế nào? Chi phí cho dự án A bao nhiêu? Khách nào chưa Pay? Hiện đang có bao nhiêu Leads nào đang Pitching? Hiện đang có bao nhiêu dự án đang In Process? Email hầu như không thể làm tự động được, nhưng hệ thống giao tiếp công việc thì có!

Hệ thống giao tiếp công việc mà MediaZ đang dùng là MZG Manage. Rất hy vọng có dịp được chia sẻ sâu hơn với mọi người.

Bạn thấy đấy, mình đang cố gắng viết một series bài viết về cách ứng dụng công nghệ trong việc tối ưu hóa hoạt động doanh nghiệp. Bạn muốn tìm hiểu về chủ đề nào thì hãy comment, nếu trong phạm vi mình biết, mình sẽ nghiên cứu để viết 🙂