Gantt Chart + Kanban = Sự kết hợp hoàn hảo?

7
1451

Việc lập kế hoạch và sắp xếp công việc, có lẽ là một trong những chủ đề mà mình đã viết đi viết lại quá nhiều lần. Và lần nào cũng mang lại cho mình những cảm giác thú vị, vì mỗi lần viết là một lần mình có có cơ hội nhìn lại, thử nghiệm đúng sai, và trên hết, đó là được chia sẻ cho những người bạn, những người cũng kiếm tìm những giá trị của sự tối ưu và hiệu quả.

  • Đã bao giờ bạn bị bế tắc trong một dự án nào đó, mà nó có quá nhiều đầu việc, bạn không biết phải giải quyết công việc nào trước, công việc nào sau?
  • Đã bao giờ bạn cảm thấy các dự án của mình luôn thiếu tính cam kết trách nhiệm, khi mà bản thân mình luôn phá vỡ những deadline do chính mình đặt ra?
  • Đã bao giờ bạn làm việc mà không biết mình đang làm gì? và sẽ làm đến bao giờ? và bao giờ thoát ra khỏi công việc đó?

Có lẽ, tất cả chúng ta đã từng. Mình cũng vậy, và giải pháp cho những câu hỏi phía trên đây, ngoài việc xuất phát từ năng lực bản thân bạn phải đủ tốt để đáp ứng yêu cầu công việc (dĩ nhiên rồi), thì bạn còn cần một phương pháp làm việc hiệu quả, khoa học, và tối ưu.

819e781f4b1dd40482ca239de5985fefc879e844.jpg (1600×1200)

Mình xin giới thiệu với các bạn một thuật ngữ được áp dụng trong việc làm kế hoạch công việc, đó là Gantt Chart.

I. GANTT CHART LÀ GÌ?

Theo Wikipedia…

Sơ đồ ngang Gantt, còn gọi là Sơ đồ Gantt hay biểu đồ Gantt, (tiếng Anh là: Gantt chart), là một dạng thể hiện tiến độ dự án cổ điển nhất, được Henry Gantt phát minh ra vào năm 1910. Tuy là cổ điển nhưng do tính chất đơn giản dễ hiểu của nó mà hiện nay sơ đồ ngang Gantt vẫn được dùng phổ biến trong quản lý dự án, thậm chí còn được cải tiến, dùng trong phần mềm quản lý dự án hiện đại như; Microsoft Project, để chuyển đổi việc thể hiện các dạng tiến độ phức tạp như sơ đồ mạng (dự án).
_ Nguồn Wikipedia

Biểu đồ Gantt là một dạng biểu đồ thường được sử dụng để quản lý dự án, là một trong những cách phổ biến và hữu dụng để trình bày các hoạt động (nhiệm vụ hoặc sự kiện) được trình bày dựa trên thời gian. Khu vực phía bên trái của biểu đồ là danh sách các hoạt động và công việc cần triển khai, khu vực phía bên phải là thời gian để hoàn thành các hoạt động đó. Mỗi hoạt động được biểu thị bằng một thanh dài, phản ảnh ngày bắt đầu, thời gian và ngày kết thúc, điều này cho phép bạn kiểm soát được:

  1. Tên các hoạt động.
  2. Thời gian bắt đầu và kết thúc của mỗi hoạt động (khoảng thời gian hoàn thành).
  3. Các trường hợp chồng chéo về thời gian giữa các hoạt động.
  4. Thời gian bắt đầu và kết thúc của cả dự án.
  5. Mức độ ưu tiên của các hoạt động.
  6. Người phụ trách và liên quan đến hoạt động (và cả người giao việc)

Biểu đồ Gantt Chart ứng dụng cụ thể trong việc gì?

  • Lập kế hoạch triển khai một dự án Marketing, truyền thông
  • Lập kế hoạch xây dựng nội dung cho các kênh Fanpage, Website…
  • Lập kế hoạch ra mắt một sản phẩm trên thị trường
  • Lập kế hoạch ra mắt một cuốn sách
  • Lập kế hoạch phát triển bản thân trong năm 2016

Nói chung là rất nhiều việc, và bạn có thể ứng dụng Gantt chart như một kỹ năng mềm của bản thân, cực kỳ hữu ích. Ngoại trừ một số mặt hạn chế dưới đây:

  • Không thể thực hiện được cho các nhiệm vụ phức tạp
  • Không thấy rõ mối liên hệ logic của các công việc trong nhiệm vụ
  • Không phù hợp với những dự án quá dài (thời gian)

Các công việc quá phức tạp và có quá nhiều sub-tasks, tốt nhất không nên sử dụng Gantt Chart.

II. ỨNG DỤNG CỤ GANTT CHART TRONG CÔNG VIỆC

Hiện tại, Gantt Chart được tích hợp ở hầu hết các hệ thống giao tiếp công việc, bạn có thể dễ dàng bắt gặp ở mọi nền tảng. Và ở đề mục này, mình sẽ hướng dẫn bạn tạo Gantt Chart trên Google Sheet.

  • Đề bài: Để phục vụ cho kế hoạch xuất bản sách Content Marketing vào tháng 2/2017. Mình cần một lộ trình các công việc cụ thể?
  • Mục tiêu: Tạo lập một bản kế hoạch đơn giản, đủ thông tin để mình có thể nắm được các đầu việc và thời gian hoàn thành, cũng như mức độ ưu tiên.
  • Công cụ sử dụng: Google Sheet

Dữ liệu đầu vào mình cần tạo lập:

  1. Nội dung công việc (Task), các sub-tasks (task nhỏ) sẽ có dấu mũi tên phía trước (“>“)
  2. Người giao việc (Create)
  3. Người nhận việc (Responsible)
  4. Mức độ ưu tiên của công việc (Priority – High / Low)
  5. Timeline (Grid date – lưới thời gian được tạo bởi các cột ngày của từng tháng nối tiếp nhau)

2016-11-28_14-46-45

Và đây là một bảng kế hoạch công việc được xây dựng dựa trên nền tảng Gantt Chart. Ở bảng kế hoạch này bạn sẽ dễ dàng biết được công việc nào giao cho ai, và thời gian hoàn thành khi nào (dựa trên dải ô màu hồng đang ở đoạn thời gian nào), tất nhiên không thể thiếu mức độ ưu tiên của công việc (tại một số thời điểm có quá nhiều đầu việc, hoặc khi trễ deadline, bạn buộc phải chọn làm việc có ưu tiên hơn).

Khi hoàn thành công việc rồi bạn sẽ làm gì? Tất nhiên bạn có nhiều cách, nhưng đơn giản nhất là tạo một cột trạng thái công việc…

 

2016-11-28_14-54-05

Vậy là xong, với một nhóm nhỏ dưới 5 người, hoặc trong một project ngắn của team, bạn có thể xài cách này, để kiểm soát chất lượng của dự án.

Dĩ nhiên trên đây là không đủ để thời gian của bạn được rút ngắn đáng kể, nhưng nó là cần thiết để bạn hiểu rằng Gantt Chart hoạt động như thế nào, và mang những lợi ích gì.

Dưới đây, mình sẽ giới thiệu cho mọi người 1 cách thức làm việc hiệu quả, cũng dựa trên nền tảng Gantt Chart.

III. TRELLO + Gantt Chart = Sự kết hợp hoàn hảo?

Trello là một nền tảng công việc rất nổi tiếng và hiệu quả, áp dụng phương thức quản lý công việc thông mình, có thuật ngữ Kanban, tuy nhiên với mình Trello là không đủ, và Kanban đôi khi là không đủ. Trello khá yếu ở hệ thống báo cáo, và sắp xếp công việc như Gantt Chart. Mình quyết định kết hợp 2 nền tảng này lại với nhau, và thất bất ngờ, đó là một sự kết hợp hoàn hảo.

Kanban hoạt động như thế nào?

Đầu tiên, bạn hãy nhìn ở hình dưới…

KanBan_2

Mình sẽ mô tả một cách ngắn gọn về mô hình làm việc Kanban:

  1. Tùy vào tính chất công việc, với mình, sẽ phải trải qua 4 giai đoạn để công việc được coi là hoàn thành: Nhận việc (To Do) > Làm việc (Doing) > Trong trạng thái xét duyệt chờ hoàn thành (Verify) > Đã được duyệt hoàn thành (Done). Với bạn có thể không cần bước Verify. Và mình sử dụng bảng và giấy nhớ để triển khai Kanban, bạn có thể sử dụng giấy khổ to, hoặc chính màn hình desktop và ứng dụng sticky note…
  2. Khi bạn nhận (có) một đầu việc mới, bạn sẽ viết đầu việc đó ra một tờ giấy nhớ và dán vào mục To Do.
  3. Khi bạn quyết định bắt tay vào làm một việc ở mục To Do, bạn chỉ cần chuyển tờ giấy nhớ (đầu việc) đó sang cột Doing.
  4. Khi hoàn thành xong việc, bạn chuyển đầu việc sang cột Verify.
  5. Tùy vào quy trình làm việc, có thể người duyệt sẽ chuyển đầu việc sang cột Done, hoặc bạn tự chuyển sang sau khi đã có thông báo công việc được xác nhận.
  6. Lưu ý việc hoàn thành không có nghĩa là vứt bỏ đầu việc (giấy nhớ) đó đi, bạn cần để lại để xem xét tổng thể và nhìn nhận cả khoảng thời gian làm việc.

Trello hoạt động như thế nào?

  • Board là nơi chứa các nhóm công việc, và công việc, nếu ở quy mô team lớn, thì board có thể là một phòng ban, nếu quy mô team nhỏ, board có thể bao gồm toàn bộ hoạt động công việc.
  • Bạn tự tạo nên các List, List như một giai đoạn trong công việc (Develop / Testing / Public…), hoặc như một phòng ban chịu trách nhiệm triển khai công việc (Marketing / Creative / Account)…
  • Card chính là các công việc, tùy vào đặc tính công việc mà bạn sẽ phân loại phù hợp vào Board > List.

trello-cards.png (1080×752)

Mọi thao tác với công việc đơn giản là kéo – thả

Nguyên liệu cần thiết để kết hợp Kanban + Gantt Chart:

  1. Đăg ký tài khoản Trello tại: https://trello.com/
  2. Tích hợp Gantt Chart vào Trello: https://elegantt.com/ (click chọn Install Extension)
  3. Làm theo các bước hướng dẫn, tài khoản Trello của bạn sẽ được tích hợp Gantt Chart.

2016-11-28_15-16-16

Và trên đây là một biểu đồ Gantt Chart được tạo tự động từ các Card Trello mà bạn đã tạo…

Việc kết hợp Gantt Chart với Trello (Kanban), bạn hoàn toàn có thể:

  • Làm việc được với những dự án có độ phức tạp lớn hơn (linh hoạt follow luồng công việc giữa biểu đồ Gantt Chart và bảng Kanban)
  • Làm việc được với những dự án dài hơi, không sợ bỏ xót task, vì đã có notification (thông báo).

Vậy bạn đã có giải pháp lập kế hoạch và quản lý công việc hiệu quả chưa? Nếu chưa thì hay lưu ý đến bài viết này, note vào đâu đó, vì thực sự bạn sẽ cần 🙂


Trung Đức

CHIA SẺ
Tôi thích nhạc Trịnh, cafe, đôi khi là một mình. Với tôi, mọi sự tận tâm rồi sẽ được bất tận trân trọng.

Leave a Reply

7 Comments on "Gantt Chart + Kanban = Sự kết hợp hoàn hảo?"

Notify of
avatar
AskSock
Guest

Bài viết rất bổ ích 😀 Tuy nhiên sẽ hay hơn nếu phần Kanban Đức nói cụ thể hoặc có case thực tế như ở phần Gantt Chart thì sẽ thấy việc kết hợp của 2 công cụ này hiệu quả rõ ràng hơn.

Vũ Văn Hơn
Guest

Cảm ơn anh vì bài viết, sẽ áp dụng cho team ngay (y)

albert
Guest
albert

Trước sử dụng trello gặp bài toán y hệt bác. Qủan lý chi tiết tốt nhưng tổng thể yếu. Tình cờ thấy mấy ông xây dựng sử dụng gantt để quản lý tiến độ –> tìm hiểu, biết đc gantt và kết hợp trllo sử dụng đến tận bây giờ.

Khánh
Guest
Khánh
Sau 2 tiếng ngồi vọc mình nhận ra 2 điều mà mình chưa tìm ra. Sau khi tạo List và Card ( Card nằm trong List, còn List thuộc Boards ) 1. Boards có thể xóa ( lưu vào bảng -> xóa vv ) còn list với card mình tìn hoài ko có cách xóa. 2. Khi add 1 thành viên vào ( thường có 2 quyền là quản lý và bình thường ) mặc dù là quyền bình thường nhưng họ có thể edit nội dung của người đã tạo ra list và card. Note: Khi add thành viên… Read more »
Hanh
Guest

Cám ơn bài viết rất hay. Đúng là trello không đủ nên mình sài myxteam cũng dựa trên nền tảng kaban todo list. Nhưng phần báo cáo đa chiều. Đặc biệt có tính năng chát công việc chat nhóm rất hay. Đây là ứng dụng người Việt phát triển khá hay. Bạn tham khảo thử nhé. http://Www.myxteam.com

gia su seo
Guest

Bài viết này rất hay. Mình cũng đang nguyến cứu về vấn đề này mà thấy bài này mở mang ra được kiến thức.

wpDiscuz