Google Calendar: Cách để tổ chức cuộc sống hiệu quả

Chúng ta đều biết rằng, ở mỗi chiếc điện thoại, mỗi cái máy tính, mỗi một doanh nghiệp, đều có 1 phần mềm quản lý lịch. Chúng ta làm quen với nó mỗi ngày, và hầu hết cứ để nó đi qua trong đời mà không thể giúp ích cho cuộc sống của mình, đó là một sự phí phạm vô cùng lớn.

Bài viết này để giúp bạn có thể ứng dụng được hiệu quả hơn các phần mềm quản lý lịch, đặc biệt là Google Calendar, từ đó cuộc sống của bạn sẽ dễ thở hơn, đúng hẹn hơn, và bạn sẽ dần hoàn thiện mình hơn.

Để tăng thêm phần tò mò và hứng khởi, về việc tìm hiểu 1 thứ đơn giản theo 1 cách “phức tạp” hơn, bạn hãy thử xem clip này nhé!

Tại sao chúng ta phải quản lý thời gian biểu của mình?

[bg_collapse view=”button-orange” color=”#4a4949″ icon=”arrow” expand_text=”Hãy thử xem 24h bận rộn mà mình giả lập ra, để xem chúng ta giống vậy bao nhiêu phần…” collapse_text=”Rút gọn lại nội dung” ]

7:00-7:30 AM

Cả nhà cuống cuồng dậy đi làm và đưa con đi học.

Có hôm dậy sớm hơn tý, có hôm dậy muộn hơn tý, nhưng chẳng thể dậy được trước 7h.

Bạn là một người quản lý rất ổn về chuyên môn.

10:45 AM

Đang work-hard tập trung thì nhớ ra nay có lịch cafe với ông bạn bàn mấy việc quan trọng, tá hỏa gọi điện cho ông bạn xin lỗi vì tới trễ các kiểu…

3:45 PM

Riêng với email thì phải có ai nhắc check mail thì bạn mới check, bạn thích dùng zalo cho tiện, với email bạn thực sự bị rối vì nhiều quá và loạn, mất tập trung lắm. Thi thoảng bạn vẫn nhận được email nhắc là “sao chưa phản hồi?”
Khỏi nói rồi, việc gấp hay việc quan trọng với bạn nếu là công việc trên công ty thì tỷ lệ trễ deadline rất cao, hoặc bạn phải cày cuốc đúng kiểu work-hard!!!

4:00 PM

Bạn có tham gia góp vốn và quản trị vài công ty khác, tuy nhiên report hàng tuần và tháng bạn thật sự không muốn đọc. Bạn rất thích họp, mỗi cuộc họp của bạn thường kéo dài hàng tiếng đồng hồ, và mỗi lần họp bạn thường lôi rất nhiều người vào tham gia 😀

12:00 PM

Bạn vẫn chưa đi ngủ, và kế hoạch dậy sớm ngày mai khả năng cao bị phá sản.
Có lẽ bạn vẫn trễ deadline như thường…

[/bg_collapse]

Rõ ràng cuộc sống của chúng ta thêm bận rộn hơn bởi sự nhớ nhớ quên quên các cuộc hẹn, các kế hoạch, mỗi ngày và mỗi ngày…

Có lẽ mình cũng không cần phải cố gắng chứng minh rằng cả 24h trong ngày của chúng ta là quản lý theo phương án tự phát, nhớ thì làm, vẫn còn có những hoạt động không cần thiết phải quản lý và lập kế hoạch trước, như vậy cuộc sống mới muôn sắc màu. Tuy nhiên, trong phạm vi có thể của việc cần làm tốt và duy trì sự ổn định thì việc trễ hẹn hay trễ deadline và là một điều khá… tệ!

Chúng ta thực sự phải học cách quản lý thời gian hiệu quả hơn, để có thể đạt được:

• Cân bằng thời gian cho công việc, gia đình, và cuộc sống cá nhân.
• Chỉ khi có thời gian trống & chủ động, bạn mới có thời gian nghĩ đến các định hướng & hoạch định kế hoạch tương lai của bản thân.
• Không bao giờ trễ hẹn, trễ deadline. Uy tín hơn.
• Có thể gặp gỡ nhiều người hơn, có nhiều kết nối hơn. Tạo ra nhiều cơ hội mới.
• Rảnh rỗi hơn, nhàn nhã hơn, cuộc sống bớt áp lực hơn.
• Chủ động làm việc luôn hiệu quả hơn việc bị động hay co kéo, cấu véo thời gian.
• …

Khó hình dung quá à, vậy chúng ta làm thử 1 phép tính như thế này nhé:

Mỗi ngày chỉ cần sắp xếp thời gian chuẩn chỉ, không phải đi muộn về sớm hay đi sớm về muộn là bạn có thể tiết kiệm được 1 tiếng đồng hồ mỗi ngày:

• Bạn sẽ có thêm 7 tiếng / tuần
• Bạn sẽ có thêm 28 tiếng/tháng
• Và 336 tiếng/năm

Tất nhiên, số giờ là tương đối, có người có thêm nhiều hơn, có người “tiết kiệm” được ít hơn. Nhưng hành vi mỗi ngày sẽ tạo thành thói quen, thói quen sẽ tác động lâu dài đến cuộc sống của chúng ta, âm ỉ và chẳng thể nhận biết được.

Một ví dụ khác về việc tạo dựng các mối quan hệ trong xã hội, chỉ với việc đúng hẹn, sắp xếp các lịch gặp gỡ phù hợp:

1. Chỉ cần chúng ta không trễ hơn thêm 3 lần mỗi tháng > Chúng ta đã tiết kiệm được thời gian cho các cuộc hẹn bị co kéo đó + tăng uy tín với người khác + tăng sự quan trọng trong mỗi mối quan hệ
2. Chỉ cần chúng ta có thêm 1 mối quan hệ tốt đẹp trong mỗi tháng mà đi qua việc chỉ-là-gặp-gỡ > sau 1 năm chúng ta đã có thêm 12 người bạn mới > và sau 10 năm con số đó thật lớn!!!
3. Chỉ cần chúng ta ý thức được việc phải đúng-giờ thêm 1 lần mỗi ngày, nó là thói quen, có thể giúp bạn thay đổi hành vi, và trong 1 tương lai gần các thói quen tốt sẽ tạo ra những cơ hội tốt hơn nhiều!

Chúng ta nên quản lý thời gian biểu của mình như thế nào?

Trước đây mình dùng Google Calendar như một thói quen và không chú ý đến việc tại sao mọi người lại không sử dụng nó, không có thói quen giống mình…

Vào một buổi tối mùa hè khi về quê vợ chơi, 11h30 đêm vẫn thấy bố vợ ngồi làm việc, mình mới chạy sang hỏi bố đang làm gì thế? – Bố bảo rằng vì bố có quá nhiều việc và các tổ chức đang tham gia vào, nên việc sắp xếp và lên kế hoạch thời gian cho một ngày mới và tuần mới là rất quan trọng, bố quản lý thời gian biểu của mình trên Excel.

Vấn đề là gì mọi người biết không?

• Mỗi ngày bố mình phải nhập mới vào buổi tối
• Mỗi lúc bố phải mở file Excel đó ra để xem lịch tiếp theo là gì nếu chẳng may quên mất lịch
• Không có thông báo hay ai đó nhắc nhở bố về công việc và lịch trình, nên bố vẫn có thể quên như thường nếu không xem lại file Excel đó.
• Bố mất quá nhiều thời gian cho việc tổ chức công việc trong khi mọi thứ có thể đơn giản hơn nhiều

Tất nhiên mình nghĩ ở tầm tuổi bố mình, rất hiếm ai còn khả năng quản lý công việc như vậy, dù là một cách chưa tối ưu. Phần nội dung này một lần nữa nhấn mạnh mục đích tối ưu của việc sử dụng công cụ quản lý thời gian, giúp cho chúng ta không mất thời gian cho việc quản lý và coi đó là công việc, chỉ cần coi đó là một phần của cuộc sống 🙂

Và, phải nói rõ, quản lý thời gian tốt không đến từ công cụ, nó đến từ tư duy!

1. Nguyên tắc đánh giá công việc & sự kiện

Nếu không thể biết công việc nào là gấp & quan trọng thì không thể quản lý tốt được thời gian, đây là yếu tố tiên quyết!

2. Nguyên tắc ưu tiên trong công việc & sự kiện

Tại sao phải có nguyên tắc này? Vì rất có thể trong cuộc sống, 1 lúc nào đó bạn sẽ phải lựa chọn bỏ sự kiện sắp diễn ra cho 1 sự kiện vừa mới xuất hiện – nhưng nó quan trọng hơn!!! 

Việc quan trọng là việc có ảnh hưởng trực tiếp tới công việc, đời sống cá nhân, gia đình, các mối quan hệ xã hội, và quyền lợi của bạn.

Việc gấp là việc cần phản hồi sớm trong tối đa 1 ngày, tùy vào yêu cầu phản hồi.

Ví dụ: 

• Đi làm, có khách tiềm năng mới, luật của công ty là phải liên hệ không quá 3h đồng hồ kể từ khi khách liên hệ, đây là việc gấp.
• 30p nữa bạn có lịch đi pitching 1 dự án lớn vài tỷ đồng – đây là việc quan trọng, tuy nhiên gia đình bạn lại đang xảy ra 1 sự cố và rất cần bạn có mặt – đây là việc gấp và quan trọng.
• Có 1 email từ 1 ai đó gửi cho bạn để hẹn cafe – đây là việc không gấp và không quan trọng.

3. Thứ tự ưu tiên trong cuộc sống?

Vì có người ưu tiên gia đình, có người sức khỏe, có người là tài chính! nên cái này tùy thuộc mỗi người, mình sẽ bỏ trống phần nội dung này!

Chỉ cần nhớ rằng: ““Sức khỏe có thể không phải là tất cả, nhưng nếu thiếu sức khỏe thì tất cả không có ý nghĩa gì!“

4. Bản chất của việc sắp xếp thời gian biểu khoa học là gì?

Chẳng có gì hơn sự cân bằng!

Bạn chẳng thể so sánh được với ai, và chẳng ai so sánh được với bạn! Đừng nhìn người khác làm được nhiều mà cảm thấy so bì hay mặc cảm, bạn chỉ cần nỗ lực để ngày hôm nay thấy tốt hơn và cuộc sống vẫn có thể cân bằng.

Về Google Calendar

Bạn chỉ cần truy cập https://calendar.google.com và đăng nhập tài khoản Google là có thể sử dụng được. Cũng giống như 2 bài viết trước mình đã viết!

• Sử dụng Google Keep hiệu quả A-Z
• Workspace for all: hay việc Ứng dụng Google Sheet A-Z

1. Cách sử dụng Google Calendar

Tạo các lịch cho các danh mục công việc khác nhau, không nên quá 5 lịch với người mới

Ví dụ trường hợp của mình:

• Lịch cá nhân bao gồm tất cả công việc & lịch gặp gỡ cá nhân: Trung Đức => Lịch này sẽ share cho… Vợ xem cho máu! Còn share tiếp cho đội ngũ quản lý & HR ở các công ty xem trạng thái Rảnh/Bận (trong khoảng giờ mình bận họ sẽ không xem chi tiết được nhưng biết mình không có mặt ở công ty)
• Lịch: [DucNT] Networking => Phục vụ công tác gặp gỡ giao lưu những người mới, những người bạn cần kết nối sâu hơn. Vợ cũng chỉ được xem rảnh/bận.
• Lịch: Gia đình => Việc chung của cả nhà, các thành viên trong gia đình tạo lên đó thì đều có thể xem được mà không cần invite (mời).
• Lịch Sinh nhật with <3 => Lưu lại ngày sinh nhật của tất cả những người bạn thân thiết, con cái của họ, và của cả gia đình mình.
• Các lịch ẩn là lịch không thường xuyên xem và sử dụng 😀

Sự kiện tạo ra phân loại đúng lịch và đúng thời gian, invite đúng người

Ban đầu có thể chưa quen nhưng sau đó sẽ thấy việc quản lý và theo dõi các sự kiện trong ngày nhàn vô cùng 😀

Đồng bộ với ứng dụng lịch của điện thoại:

[bg_collapse view=”button-orange” color=”#4a4949″ icon=”arrow” expand_text=”Cấu hình trên Android” collapse_text=”Cấu hình trên Android” ]

Vào Cấu hình (Settings) > Tài khoản & Đồng bộ > Thêm tài khoản Google (nếu chưa thêm) > Chọn Google > Chọn mail cần đồng bộ > Chọn Lịch (Calendar) 

Sau đó vào ứng dụng Lịch mặc định (hoặc cài riêng ứng dụng Google Calendar) > Cấu hình (settings) > Tài khoản lịch > Chỉ chọn lịch nào được phép hiện ra.

[/bg_collapse]

[bg_collapse view=”button-orange” color=”#4a4949″ expand_text=”Cấu hình trên iOs” collapse_text=”Cấu hình trên iOs” ]

Vào Cài đặt (Settings) > Mật khẩu & Tài khoản > Thêm tài khoản Gmail (nếu chưa thêm) > Chọn Gmail > Chọn Lịch (Calendar) 

Sau đó vào ứng dụng Lịch mặc định (hoặc cài riêng ứng dụng Google Calendar) > Chọn Lịch (ở cuối cùng chính giữa) > Chỉ chọn lịch nào được phép hiện ra.

[/bg_collapse]

2. Một số mẹo sử dụng Google Calendar

• Chia sẻ lịch cho đồng nghiệp / trợ lý / HR với chế độ Bận / Rảnh để việc đặt lịch không bị trùng
• Việc sử dụng phòng họp có thể tạo 1 lịch chung và share cho cả tập thể
• Tạo group mail google để share lịch theo group mail, không cần phải invite từng người mất công
• Nên chia lịch họp hay làm việc thành nhiều block, mỗi block 30 phút, nếu họp quá 30 phút thường sẽ không có nhiều hiệu quả.
• Nếu bạn hay quên sinh nhật vợ hoặc ai đó quan trọng, hãy lưu vào Google lịch và set sự kiện diễn ra hàng năm.
• Nếu bạn là một người bận rộn và có nhiều lịch chen ngang bất chợt, hãy tạo 1 lịch mới tại Google Calendar và share cho trợ lý hoặc HR quyền xem rảnh / bận. Họ sẽ không bao giờ đặt lịch trùng với thời gian bận của bạn.

3. Nguyên tắc cho các cuộc họp

• Meeting Action (họp thích ứng, thay đổi, cập nhập): 15 phút
• Meeting Review (họp báo cáo, họp tổng kết, họp đánh giá): 30 phút
• Meeting Business Model (họp phát triển, thương hiệu): 120 phút
• Meeting Partner (đối tác, hợp tác): 60 phút
• Meeting Interview (phỏng vấn): 30 phút

Để các cuộc họp có hiệu quả, và tối ưu thời gian họp, bạn cần gì?

1. ĐỪNG MỞ MỘT CUỘC HỌP CHỈ ĐỂ CHO CÓ, cần có kế hoạch và mục đích họp rõ ràng.
2. Quản lý danh sách người tham gia họp, chỉ những người có liên quan, nhiều người sẽ loãng và không dễ dàng có được các thống nhất.
3. Chọn thời gian phù hợp, tuỳ vào mức độ quan trọng và đặc tính của cuộc họp.
4. Cải thiện tính hiệu quả mỗi phút họp, tập trung, không lan man, không nói chuyện phiếm.

Và cuối cùng, hãy đặt trên bàn một chiếc đồng hồ hẹn giờ, trước khi họp hãy chọn thời gian. Như ở MediaZ, là “quả trứng” dễ thương này đây!

4. Tích hợp với bên nền tảng khác

IFTTT & Zapier: Là các nền tảng tự động giúp kích hoạt các sự kiện diễn ra nếu đạt đủ điều kiện.

Ví dụ: Nếu dùng máy Android, vào họp là điện thoại tự động chuyển sang chế độ rung, về đến nhà tự động tắt 3g và bluetooth, 11h đêm tự động tắt wifi 😀

Goolge Home & Google Assistant: Tích hợp Google Calendar vào loa & màn hình thông minh của Google, giúp bạn nắm được lịch trình trong ngày hiệu quả hơn!

Google Maps: Khi bọn có sự kiện nhập trên Google Home, chỉ cần nhập địa chỉ và vị trí họp hành & sự kiện, thì việc tích hợp với Google Maps sẽ vô cùng sướng!!!!

… (và rất nhiều sự kết hợp hay ho nữa)

5. Nếu không sử dụng Google Calendar thì sao?

Đương nhiên bạn có thể sử dụng Microsoft Calendar hay Yandex Calendar, hay bất cứ 1 nền tảng lịch (quản lý thời gian biểu nào) và tích hợp vô tư với điện thoại theo các cách tương tự như phía trên mình đã hướng dẫn.

Google Calendar chỉ một ví dụ, và là công cụ, hãy cứ vô tư lựa chọn nha!!!

Hãy lên mục tiêu cho sự thay đổi này

Ví dụ, chỉ là ví dụ thôi nhé:

1. Để có thời gian dành cho sức khỏe bản thân, để có thể tập 1 môn thể thảo nào đó và ngủ đủ giấc  – 9h mỗi ngày
2. Có đủ thời gian dành gia đình, con cái và vợ – 4h mỗi ngày
3. Có thời gian dành cho các mối quan hệ bạn bè đồng nghiệp vừa đủ – 1h mỗi ngày
4. Có đủ thời gian để xử lý mọi công việc và phát triển chuyên môn – 8h mỗi ngày
5. Có thời gian cho sở thích và các sở thích cá nhân – 1h mỗi ngày
6. Có thời gian trống để xử lý mọi việc phát sinh – 1h mỗi ngày

RIÊNG CUỐI TUẦN: 100% THỜI GIAN DÀNH CHO BẢN THÂN VÀ GIA ĐÌNH!!!

Và cuối cùng, hãy tận hưởng thời gian đã được tận dụng hiệu quả. Đắm chìm trong những khoảng thời gian trống bằng sự chuẩn bị kiến thức, những mối quan hệ mới, hãy những sẵn sàng từ bản thân!

Mình có một sở thích về đồng hồ, rất hay đeo đồng hồ, tuy nhiên việc đeo đeo đồng hồ của mình không phải là để xem giờ, mà là để tận hưởng cái cảm giác bản thân đã trân trọng và tận hưởng từng phút giây trôi qua! Cực phê!