Tối ưu hóa và tự động hóa các hoạt động của doanh nghiệp

Chủ đề tối ưu hóa doanh nghiệp này đã được viết cách đây 3 năm, bài viết từ 14/03/2017, mình sẽ sớm có 1 bài viết mới update sau 3 năm ^^

Doanh nghiệp bên mình có lẽ không được coi là đang khởi nghiệp, vì làm mảng dịch vụ, có nhiều đơn vị cạnh tranh và thực tế cũng đi vào giai đoạn ổn định. Ngày đầu thành lập anh em không 1 đồng vốn, thuê 1 căn nhà cấp 4 với những câu chuyện ma li kỳ, đến nỗi không ai dám ở lại làm việc buối tối, sau gần 3 năm cũng thay đổi nhiều, môi trường tốt, nhân sự giỏi, và đặc biệt hệ thống vận hành trơn tru, tự động.

Tối ưu hóa được hiểu như thế nào cho đúng?

Một trong những triết lý quan trọng mà mình áp dụng, đó là “Tối ưu hoá và tự động hoá“! Nếu bạn làm công việc A hết X thời gian, thì ngày hôm sau cũng với công A đó, phải làm hết ít thời gian hơn nữa, hoặc với X thời gian đó phải làm điều nhiều hơn công việc A, như vậy mới gọi là tối ưu và phát triển, và tập thể cần đề cao tính thần đó, bắt đầu bằng những việc đơn giản:

• Thay đổi từ tư duy quản lý, quản lý theo phòng ban, nhưng đánh giá chất lượng và trách nhiệm công việc cần theo dự án.
• Bất cứ việc nào lặp đi lặp lại đều có thể tối ưu được về quy trình, để tiết kiệm thời gian hơn.
• Việc sử dụng các nền tảng giao tiếp hay quản lý công việc không phải là cái gốc cho việc tối ưu doanh nghiệp, mà phải đi từ tư duy & sự thay đổi của những người đứng đầu.
• Nếu sử dụng các nền tảng giao tiếp hay quản lý, 2 điều quan trọng để đánh giá 1 hệ thống có hiệu quả hay không: nhân sự có thích và đồng ý sử dụng hay bị bắt ép, và người quản lý có dựa vào các dữ liệu trong hệ thống để kiểm soát được hoạt động doanh nghiệp của mình.
• Bắt đầu từ mỗi cá nhân, mỗi mục tiêu kế hoạch đưa ra, phải luôn có nội dung công việc, người phụ trách, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, yêu cầu cần đạt được. Và phải có review lại.
• Nhất thiết, nếu người đứng đầu không có ý định cách mạng và đổi mới, thì không thể mong nhân sự của mình làm tốt được, phải bắt đầu từ người đừng đầu.
• Hệ thống nào cũng có lỗi và lệch, vấn đề chấp nhận được không, trước khi áp dụng đồng loạt, luôn luôn phải thử nghiệm trên nhóm nhỏ và đánh giá mức độ rủi ro nhất có thể.
• Việc làm tốt và tốn ít nguồn lực: tự triển khai, việc làm tốt và tốn nhiều nguồn lực: outsource, việc làm không tốt và tốn ít hay tốn nhiều thì cũng không nên ham hố.
• Vấn đề của sự phát triển không phải là càng nhiều nhân sự càng tốt, mà là càng ít nhân sự mà công việc càng được giải quyết nhiều.

Hệ thống quản trị nhân sự

• Áp dụng “Chỉ số an toàn“: Được tự động tính toán dựa trên dữ liệu máy chấm công mỗi ngày và hiệu suất công việc, chỉ số học/chia sẻ lại, tỷ lệ tham gia các hoạt động ngoại khoá… Chỉ số an toàn trả lời câu hỏi, nhân sự có còn phù hợp với môi trường làm việc tại công ty này hay không.b.
• Áp dụng “Chỉ số hạnh phúc“: Được khảo sát hàng tháng/quý với từng nhân sự, tự động, từ đó tính ra chỉ số hạnh phúc của phòng ban, công ty.c.
• Thử nghiệm cơ chế “Nhân sự tự thưởng cho nhau“: với 1 hệ thống đơn giản, hàng tháng được công ty đưa 1 khoản tiền vào đó và quy đổi thành các món quà, mỗi nhân sự sẽ có 2 ví tiền, 1 ví cho & 1 ví nhận, ví nhận có thể tiêu, ví cho chỉ có thể đmình tặng nhân sự khác.d.
• Một số module như: tự động tính lương, bảng lương (dựa vào máy chấm công), chỉ số lời khuyên cho nhân sự (dựa vào chỉ số hạnh phúc), đều dùng ổn.

Ngoài ra bạn có thể tìm hiểu về hệ thống tuyển dụng của MZG: https://vieclam.mzg.vn

Xem thêm slide Happyness at Work của MZG:

Hệ thống giao tiếp công việc

Có một số module quan trọng như giao Tasks, CRM (quản lý Leads, Deals, Contract…), đảm bảo các công việc được lưu trữ và có thể tìm kiếm/tra cứu bất cứ lúc nào, tránh tối đa những xích mích và tranh luận / mất mát không đáng có.

Hệ thống Marketing Online

• ​Đảm bảo tính đúng đắn (có Tracking/Report/Analytics)
• ​Quản lý được đa kênh (Google Tag manager / Textlink Manager)
• Có tự động hoá (Auto Post/ Auto Crawl)…

Hệ thống quản lý văn bản

Nếu đã nói đến tối ưu hóa doanh nghiệp mà hệ thống văn bản chưa được quản lý và sắp xếp ngon lành thì khả năng chúng ta vẫn phải xoay sở trong mớ bòng bong!!!

Sử dụng Google Drive (có quy tắc đặt tên Folder, có quy tắc đặt tên file, các phòng ban sẽ có các folder riêng, share quyền user dựa trên mail group, sử dụng triệt để các hàm xử lý và script mà Google Drive cung cấp…) để đảm bảo việc làm việc đa nhiệm, làm việc chung, lưu lịch lịch sử, bảo mật thông tin, dễ truy xuất.

Bạn có thể tìm đọc cuốn sách Ứng dụng công nghệ làm chủ cuộc sống của mình, trong nội dung cuốn sách này có cực nhiều case study về việc ứng dụng công nghệ cho việc quản lý văn bản giấy tờ, các nội dung của doanh nghiệp, hoàn toàn tự động – an toàn – đơn giản – miễn phí.

Sách Hay

Review sách: “Ứng dụng công nghệ – làm chủ cuộc sống”

by Trung Đức

02/03/2020

0

0

Ứng dụng công nghệ - làm chủ cuộc sống là một chủ đề mà mình rất thích thú, đã từ...

Read more

Tối ưu hóa doanh nghiệp không có hồi kết

Trên đây là một số góc nhìn của mình về vấn đề tự động hoá và tối ưu hoá doanh nghiệp, trước tiên là từ tư duy, sau đó sẽ ứng dụng và thực tiễn, và cải tiến không ngừng. Rất mong được các bạn góp ý và tư vấn thêm để mình có thể cải thiện được tư duy! Nhớ nhé, mình sẽ viết 1 series dài về chủ đề này ^^

Tham khảo thêm chuyên trang văn hóa doanh nghiệp của MZG: https://happyness.mzg.vn