Workspace for all: hay việc Ứng dụng Google Sheet A-Z

Tada!!! Lại 1 bài viết từ A-Z về Google Sheet mình muốn gửi tới các bạn đây!

Sau bài chia sẻ về Google Keep tương đối thành công, mình mới thực sự bất ngờ và suy nghĩ nghiêm túc về việc re-thinking và re-writing lại toàn bộ những thứ đơn giản nhất, theo một cách tư duy mới mẻ, vì biết đâu mọi người lại cần. Và không thể trông mong thành quả trong cuộc sống đến từ những kiến thức tự thân, nếu không chia sẻ lại cho cộng đồng, để tất cả cùng “kéo” nhau lên!

Đương nhiên rồi, cách của mình là vậy!!! Nếu ai chưa đọc bài về Google Keep mình đã viết, thì hãy thử đọc: Sử dụng Google Keep hiệu quả A-Z

Google Sheet là một công cụ dễ dùng, hiệu quả, và vô cùng linh hoạt. Ai đã từng dùng Excel thì chắc không còn lạ gì nữa nhỉ. Ở đây mình chỉ muốn chia sẻ một phần nhỏ trong những cách mà bản thân đang ứng dụng Google Sheet vào công việc và cuộc sống: đó là biến Google Sheet – mỗi bảng tính thành một khu vực làm việc với vô vàn sức sáng tạo và khả năng lữu trữ thông tin đáng nể!

TẠI SAO LẠI NGHĨ ĐẾN GOOGLE SHEET?

Thực ra chúng ta có quá nhiều cách để quản lý một dự án, một CRM, một nền tảng bên thứ 3, qua email, hay bất cứ cách nào đó mà đảm bảo các tiêu chí dưới đây đều có thể quản lý tốt một dự án:

• Mọi người có thể tương tác trực tuyến được với nhau, chủ yếu bao gồm: bình luận & gửi tài liệu, hình ảnh
• Có một cách thức quản lý các đầu việc phù hợp từng loại dự án, Creative hay Design thì thường là Kanban, Outsourcing thuộc là Scrum, Launching Product có thể là Kanban hoặc Gantt Chart, 1-2 team members tham gia dự án thì List View cũng ok!!!
• Hệ thống luôn trực tuyến, nó bị downtime 1 cái là nhọ phết!!!

Từ 3 tiêu chí trên, tưởng rất dễ, nhưng lại phát sinh hàng tá vấn đề đi kèm, bao gồm:

1. Hệ thống mà muốn ngon thường là phải trả phí!
2. Hệ thống mà muốn dùng tốt, free thì thường giới hạn tính năng 🙁
3. Hệ thống mà muốn dùng tốt, không giới hạn tính năng, free thì hoặc phải tự build hoặc bỏ tiền mua source, như vậy tốn công maintain (bảo trì hệ thống) và tài nguyên máy chủ…
4. Hầu hết các hệ thống quản lý dự án không đáp ứng đủ mọi cách thức quản lý dự án khác nhau, nghĩa là một doanh nghiệp mà có phòng marketing hay phòng technical thì rất khó để sử dụng trong một nền tảng, kiểu gì cũng có 1 ông không ưng >.<
5. Trong trường hợp mua các hệ thống trả phí thì gặp vấn đề rất lớn trong việc education team follow theo cách thức quản trị mới, thường trước khi mua hệ thống phải train team các lý thuyết làm việc phù hợp.
6. Trong trường hợp các hệ thống free đáp ứng tạm đủ yêu cầu thì lại gặp vấn đề ở việc phát sinh nhu cầu về sau, hoặc nó quá cơ bản dẫn đến cần nhiều thao tác, không thích hợp với đại đa số users…

Google Sheet dĩ nhiên cũng thuộc vấn đề thứ (6), tuy nhiên giải pháp ứng dụng Google Sheet làm  Workspace đã giải quyết được khá trọn vẹn điều đó!

WORKSPACE LÀ GÌ?

Wikipedia chắc là có giải thích khá rõ từ này, nhưng mình xin phép không search và copy về đâu, mà giải nghĩa theo cách hiểu của mình, vừa là để phù hợp với mạch nội dung của bài viết.

Work = Công việc / Làm việc 

Space = Không gian / Khu vực 

Workspace = Không gian làm việc / Nơi làm việc / Nơi lưu trữ công việc / Khu vực làm việc

Tại sao lại cần Workspace?

Thử tưởng tượng sau mỗi dự án, bạn có hàng ngàn nội dung thảo luận, hàng trăm tài liệu và file dữ liệu, và hàng trăm giờ của tất cả mọi người, đó là một lượng tài nguyên kinh khủng mà một tổ chức – với rất nhiều con người trong đó mới có thể làm ra được.

Nếu sau 1 năm bạn không lưu trữ toàn bộ các dự án đã triển khai, bạn đã mất những gì? Không ai có thể biết được, nhưng thực sự là bạn đang không khôn ngoan trong cách tận dụng lại kinh nghiệm & nguồn lực đã có sẵn.

Workspace là cách để chúng ta lưu trữ mọi thứ từ đầu việc, ngày tháng, thảo luận, tài liệu, kế hoạch, lộ trình phát triển, nơi mọi người có thể thoải mái tương tác trên đó mà không lo lắng về việc phải trả quá nhiều chi phí hoặc một ngày không thể truy cập!!!

ỨNG DỤNG GOOGLE SHEET LÀM WORKSPACE NHƯ THẾ NÀO?

Đầu tiên, bạn cần tài khoản Google, sau đó vào drive.google.com -> tạo 1 bảng tính (google sheet) -> và chú ý những điều dưới đây:

1. Tab Home

Workspace luôn cần sheet trang chủ hoặc trang menu: Sheet này có chức năng lưu lại tất cả liên kết / truy cập / tài nguyên liên quan đến dự án => Các thành viên ngay khi truy cập vào Workspace có thể biết được các thông tin quan trọng nhất hoặc khi cần tra cứu có thể ngay lập tức biết phải bắt đầu từ đâu.

Ví dụ 1 Workspace nội bộ của MZG, dành cho tất cả nhân sự mới – phần Quan trọng chính là phần trang chủ.

2. Tab Tasks

Tab nội dung với các công việc mọi người giao cho nhau với mục tiêu hoàn thành cả dự án – và đóng cửa Workspace = ]]

• Các công việc cần phải làm
• Nội dung chi tiết
• Đánh giá mức độ quan trọng như thế nào
• Thời gian bắt đầu
• Deadline
• Người giao việc
• Người nhận việc
• Trạng thái công việc
• …

Ví dụ với 1 Workspace launching dự án mới của bên mình, anh em có 1 tab Tasks riêng để giao việc và ép nhau vào khuôn khổ :))

Một ví dụ khác với bộ phận HR của khối Backoffice (thuộc MZG), mọi người đều giao tiếp công việc qua đây, có thêm phần quan trọng & gấp.

3. Tab R&Ds

Tab này có nhiệm vụ giúp các thành viên trong dự án có thể suy nghĩ và lên thật nhiều ý tưởng hay ho và chưa-chắc-đã-thiết-thực cho dự án!!!

Tab này thực ra chỉ cần có:

• Nội dung & diễn giải phân tích nghiên cứu
• Ai là người đưa ra đề xuất
• Đánh giá mức độ quan trọng…

Thêm 1 Workspace của Khối phát hành (thuộc MZG), các đề xuất R&D đa phần bị ẩn (xin cáo lỗi với anh chị em dữ liệu mật :v), nhưng mọi người có thể xem header để biết nội dung cần có thể là gì…

4. Tab Revenue & Cost

Một dự án thì đương nhiên phải có thu & chi để cuối cùng tính ra lợi nhuận thực của dự án. Workspace của Google Sheet thì lại vô cùng tự hào làm điều đó quá xuất sắc với tính đơn giản, gọn nhẹ, linh hoạt và SUM/IF theo công thức rồi vẽ biểu đồ cứ phải gọi là bá con nhà bà đạo =))

Ví dụ 1 Workspace dự án riêng của mình và anh em, có Thu & Chi khá rõ ràng, kể cả các khoản nhỏ nhất…

5. Tab INFO

Dạng tab cung cấp thông tin cho thành viên trong team, có thể là:

• Thông tin về quy trình làm việc
• Thông tin về các tài khoản
• Thông tin về các thành viên trong team
• Thông tin về các tài liệu cần đọc trước khi bắt tay vào làm
• Thông tin về các kênh truyền thông mà dự án đang sở hữu
• Thông tin về các công cụ
• Thông tin về mọi thứ mà chúng ta cần phải làm, để đảm bảo thành viên khi truy cập Workspace không bị bỡ ngỡ và có thể follow cùng nhau :))

Ví dụ 1 Tab thông tin về các công cụ mà nhân sự MZG nên dùng trong 1 Workspace chung…

6. Other TAB

Phải viết hoa cả từ TAB, vì nó thực sự hữu dụng và cần phải nhấn mạnh thêm nhiều lần nữa! Phía trên là một số tab mà mình thấy hầu hết các Workspace đều có, tuy nhiên sẽ có những Workspace có đặc thù & nhu cầu sử dụng riêng, lúc đó bạn phải tùy biến để nhạc nào cũng nhảy được!

Nhưng bạn có tin không, hệ thống ERP của MZG là một loạt các Workspace trên Google Sheet, với Workspace for all member dành cho nhân sự mới, sau đó link đến các Workspace của từng khối & công ty khác nhau. Nghe phức tạp vậy thôi chứ như lúc đầu mình đã viết:

• Sử dụng và ứng dụng linh hoạt
• Tương tác trực tuyến tốt
• Lưu trữ nội dung tuyệt vời
• Tốc độ truy cập và đồng bộ trên mọi thiết bị tốt
• Miễn phí
• Tích hợp với mọi nền tảng và hệ thống ngon lành

Ví dụ với 1 Tab xin nghỉ phép của MZG -> HR sẽ nhập vào sau khi có request bản cứng từ nhân sự (thủ tục này là bắt buộc ở bên mình nên đừng anh em hỏi tại sao lại không xin nghỉ phép online nha!!!) -> Tab Lương ở bên cạnh sẽ auto tính toán lương -> Add-on Email Yet Another Mail sẽ hành động!!! Tèn ten!

Nữa là việc member mới sẽ điền 1 chút thông tin và Workspace của HR sẽ tự động nhận thông tin, và nhiều việc phải làm sau đó 😀

Nếu bạn muốn tìm kiếm 1 hệ thống HRM đáp ứng mọi tiêu chí? Tin mình đi, phương án này ngon lắm :)) Vì nó tự động đồng bộ lên Workspace của bộ phận HR và cùng với Tab nghỉ phép để ra bảng lương xịn xò tùy biến công thức mà chả có doanh nghiệp nào giống doanh nghiệp nào!!!!

Bạn có thể ứng dụng thêm cả Pivot table cho ngành bán lẻ, nếu chưa biết xin hãy đọc bài này: Ứng dụng Pivot Table trong ngành bán lẻ

Tất nhiên mình đã đính kèm video học Google Sheet từ cơ bản đến nâng cao ở dưới (mình không phải chủ video), bạn có thể xem nhé ^^

Feellll!!!! Thêm 2 tiếng nữa của mình ra đi với một trải nghiệm hết sức ý nghĩa, viết về 1 thứ ai cũng biết là gì với những cách ứng dụng và góc nhìn mới!

Hy vọng mọi người sẽ ứng dụng tốt Google Sheet, có quá nhiều case study để có thể chia sẻ hết, bạn hãy cứ comment nếu thấy cần giải quyết khâu nào nhé!